Det började med ett samtal från en kund i Tyskland. ”Vi har inte fått våra varor”, sa han. ”De skulle ha varit här för tre dagar sedan.” Jag lovade att kolla upp det och ringa tillbaka. Det var en enkel beställning, tänkte jag, det borde gå snabbt att reda ut. Det skulle det inte.
Vårt företag hade precis börjat exportera på allvar. Fram till dess hade vi mest sålt i Sverige, men nu växte efterfrågan även från andra länder. Vi hade hyrt in oss på en container, fyllt den med våra produkter, och skickat iväg den mot hamnen i Göteborg. Därifrån skulle den med båt till Tyskland, och sen vidare med lastbil till kunden. Enkelt, tänkte vi. Det är ju bara Europa.
Men logistik är sällan enkelt. Efter flera samtal till rederiet, till speditören, till hamnen, fick vi till slut beskedet. Containern hade lastats på fel båt. Istället för att gå till Tyskland hade den gått till Spanien. Där stod den nu, på en containerterminal i Barcelona, och väntade på att någon skulle upptäcka misstaget.
Jag satt vid mitt skrivbord och försökte smälta informationen. Våra produkter, som skulle vara hos kunden i Tyskland inom några dagar, befann sig nu 200 mil därifrån. Kunden väntade, produktionen stod stilla, och vi hade ingen aning om hur vi skulle lösa situationen.
De följande dagarna var en enda lång lektion i global logistik och fraktupphandling. Vi fick lära oss vad en speditör egentligen gör (mycket mer än vi trott), hur containerhamnar fungerar (långsamt och byråkratiskt), och vad det kostar att omdirigera en container (mycket, mycket mer än vi kunnat ana). Varje samtal ledde till nya frågor, nya avgifter, nya problem.
Samtidigt försökte vi hantera kunden. Han var inte nöjd, vilket var fullt förståeligt. Vi lovade att lösa det, att ta kostnaderna, att se till att han fick sina varor så snart som möjligt. Han lät tveksam, men gick med på att vänta. För tillfället.
Efter en vecka av intensiva samtal kom beskedet. Containern skulle skickas från Barcelona till Tyskland med lastbil. Det skulle ta tre dagar, kosta en förmögenhet, men det skulle gå. Vi drog en lättnadens suck, bokade transporten, och informerade kunden. Han var fortfarande irriterad, men lättad över att det äntligen var på väg.
Tre dagar senare kom nästa samtal. Lastbilen hade fastnat i gränskontrollen mellan Spanien och Frankrike. Något papper saknades, någon tullformalitet var inte klar. Jag satt vid skrivbordet och stirrade in i väggen. Det här höll på att bli en mardröm utan slut.
Ytterligare två dagar gick innan lastbilen äntligen kom fram. Kunden fick sina varor, produktionen kunde starta, och vi kunde andas ut. Men kostnaderna var betydande, och relationen med kunden var skadad. Vi hade lärt oss en läxa som vi sent skulle glömma.
Efter den här erfarenheten förändrade vi vårt sätt att arbeta med logistik. Vi anlitade en riktig speditör, med erfarenhet av internationella transporter, istället för att försöka klara oss själva. Vi satte upp rutiner för dokumentation, för tullhantering, för kommunikation med kunder. Vi lärde oss att logistik inte är något man kan improvisera sig igenom, det kräver planering, kunskap och rätt partners.
Idag, flera år senare, skickar vi fortfarande varor till Tyskland och andra länder, med hjälp av en logistikkonsult. Det fungerar, för det mesta, utan problem. Men varje gång en container lämnar vårt lager tänker jag på den där veckan i Barcelona. På alla samtal, alla problem, alla lärdomar. Det är en påminnelse om att logistik handlar om mer än att bara lasta och skicka. Det handlar om att förstå hela kedjan, från början till slut.
Och när en kund ringer och undrar var hans varor är, svarar jag lugnt. För jag vet att vi har koll. Jag vet att vi har rutiner. Jag vet att även om något skulle gå fel, har vi lärt oss att hantera det. Den läxan var dyr, men den var värd vartenda öre.